Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: juli 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Designed to Flow hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en verwerkt deze overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Laura Timmermans, handelend onder de benaming Designed to Flow
Sint-Maurusstraat 1/102, 3220 Holsbeek
Ondernemingsnummer: 0805.910.147
E-mail: laura@designedtoflow.be
Website: www.designedtoflow.be

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Designed to Flow verwerkt in het kader van haar dienstverlening, de website en iedere vorm van communicatie met cliënten, websitebezoekers en andere betrokkenen.

Deze privacyverklaring informeert betrokkenen over de wijze waarop Designed to Flow hun persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt.

Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de begeleiding of andere dienstverlening van Designed to Flow, gebeurt deze verwerking in samenhang met de overeenkomst waarop de Algemene Voorwaarden van Designed to Flow van toepassing zijn. Deze privacyverklaring doet geen afbreuk aan de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit die overeenkomst.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de dienstverlening en het contact met Designed to Flow kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

identificatiegegevens, zoals naam en voornaam;
contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en adres;
administratieve en facturatiegegevens;
gegevens die vrijwillig worden verstrekt via contact- of intakeformulieren;
gezondheids- en leefstijlgegevens die noodzakelijk zijn voor de begeleiding van de cliënt;
communicatie tussen de betrokkene en Designed to Flow;
technische gegevens over het gebruik van de website, zoals IP-adres, browsertype en apparaatgegevens.

Er worden uitsluitend persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld.

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

het beantwoorden van vragen en contactaanvragen;
het plannen, uitvoeren en opvolgen van consultaties en begeleidingstrajecten;
het opstellen en beheren van een cliëntendossier;
het verwerken van betalingen en facturatie;
het naleven van wettelijke en administratieve verplichtingen;
het verbeteren van de werking van de website en dienstverlening.

Gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de begeleiding en mits de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

5. Rechtsgrond van de verwerking

Designed to Flow verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

voor het beantwoorden van vragen en het treffen van voorbereidende maatregelen: de uitvoering van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene;
voor het plannen, uitvoeren en opvolgen van consultaties en trajecten: de uitvoering van de overeenkomst;
voor facturatie, boekhouding en fiscale administratie: de naleving van wettelijke verplichtingen;
voor de technische beveiliging en goede werking van de website: het gerechtvaardigd belang van Designed to Flow;
voor de verwerking van gezondheidsgegevens: de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan de betrokkene deze toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Wanneer de cliënt de toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens intrekt, kan Designed to Flow de begeleiding mogelijk niet langer op een verantwoorde of gepersonaliseerde wijze uitvoeren.

6. Externe dienstverleners

Voor bepaalde onderdelen van de dienstverlening maakt Designed to Flow gebruik van gespecialiseerde externe dienstverleners.

Persoonsgegevens kunnen onder meer worden verwerkt via:

TidyCal, voor het plannen en beheren van afspraken;
YourTimeline, voor het opstellen en delen van persoonlijke tijdlijnen en begeleidingsinformatie. Binnen YourTimeline worden uitsluitend de persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de begeleiding van de cliënt;
hosting- en IT-dienstverleners;
facturatie- en betalingsdienstverleners;
de boekhouder, voor de verwerking van wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.

Deze externe dienstverleners verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun dienstverlening. Waar zij optreden als verwerker, gebeurt dit uitsluitend in opdracht van Designed to Flow en overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. Waar zij optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, verwerken zij persoonsgegevens volgens hun eigen privacyverklaring.

7. Adviescodes, advieslinks en externe aanbieders

Designed to Flow kan in het kader van de begeleiding gepersonaliseerde productvoorstellen samenstellen die toegankelijk zijn via een adviescode of persoonlijke advieslink van een externe aanbieder.

Wanneer de cliënt via een dergelijke code of link een bestelling plaatst, verwerkt de externe aanbieder de gegevens die noodzakelijk zijn voor de bestelling, betaling en levering onder zijn eigen verantwoordelijkheid en overeenkomstig zijn privacyverklaring.

Via het partnerplatform kan Designed to Flow informatie ontvangen over het gebruik van de persoonlijke adviescode of advieslink, waaronder de identiteit van de cliënt en de aangekochte producten. Deze gegevens zijn afkomstig van de betrokken externe aanbieder.

Designed to Flow verwerkt deze informatie uitsluitend voor de administratieve opvolging van de samenwerking, de correcte toekenning van eventuele partnervergoedingen en, voor zover de cliënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, de inhoudelijke opvolging van de begeleiding.

Omdat informatie over aangekochte producten in bepaalde omstandigheden gezondheidsinformatie kan onthullen, wordt het gebruik ervan voor de begeleiding beschouwd als een verwerking van gezondheidsgegevens.

Deze gegevens worden niet voor afzonderlijke marketingdoeleinden gebruikt en niet verder aan derden verstrekt, behoudens wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of zolang de wet dit voorschrijft.

In het bijzonder gelden volgende bewaartermijnen:

cliëntendossiers: zolang dit noodzakelijk is voor een kwaliteitsvolle begeleiding en voor de naleving van eventuele wettelijke verplichtingen;
facturatie- en boekhoudkundige gegevens: gedurende de wettelijke bewaartermijnen;
contactaanvragen: zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van de aanvraag;
afspraken- en agendagegevens: zolang dit noodzakelijk is voor de organisatie en opvolging van de dienstverlening;
gegevens over aankopen via een adviescode of advieslink: worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de begeleiding, administratieve opvolging of naleving van wettelijke verplichtingen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Designed to Flow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of onrechtmatige verwerking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Designed to Flow evalueert deze beveiligingsmaatregelen regelmatig en past deze aan waar nodig.

10. Rechten van betrokkenen

De betrokkene beschikt, binnen de grenzen en onder de voorwaarden bepaald door de AVG, over de volgende rechten:

het recht op inzage in de persoonsgegevens die over hem of haar worden verwerkt;
het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
het recht om de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor zijn vervuld;
het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken;
het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Een verzoek tot uitoefening van deze rechten kan worden gericht aan laura@designedtoflow.be.

Designed to Flow beantwoordt een verzoek zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen één maand na ontvangst. Deze termijn kan overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken.

Wanneer redelijke twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, kan Designed to Flow bijkomende informatie vragen die noodzakelijk is om de identiteit van de aanvrager te bevestigen.

11. Noodzakelijke gegevensverstrekking

Bepaalde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een afspraak te plannen, een overeenkomst uit te voeren, een cliëntendossier bij te houden, de begeleiding op een verantwoorde wijze te organiseren of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wanneer de cliënt de noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan Designed to Flow de gevraagde dienstverlening mogelijk niet aanbieden, uitvoeren of voortzetten.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Designed to Flow maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering die voor de betrokkene rechtsgevolgen heeft of hem of haar op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

13. Klachten

Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan laura@designedtoflow.be.

Wanneer geen passende oplossing wordt bereikt, heeft de betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. Wijzigingen

Designed to Flow behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer dit noodzakelijk is, onder meer naar aanleiding van wijzigingen in de wetgeving, de dienstverlening of de gebruikte technologie.

De meest recente versie van deze privacyverklaring is steeds raadpleegbaar op www.designedtoflow.be.